Zgodnie z treścią art.8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. „o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych” (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 592 z póź. Zm.), „Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu”. Według ust. 2 tego przepisu, „Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów”.
Uprawnienie pracodawcy do żądania podania stosownych informacji oraz przedłożenie odpowiednich dokumentów uzasadniających przyznanie świadczenia z Funduszu powinno znajdować uzasadnienie w regulaminie, o którym mowa powyżej.
Tak więc, od treści obowiązującego u pracodawcy regulaminu Funduszu zależy, jakie informacje i w jakiej formie powinny zostać przekazane przez pracownika.
Z regulaminu Działalności Socjalnej PŁ wynika, że warunkiem ubiegania się o świadczenie jest okazanie m.in. PIT-ów.
§2, ust. 8, z uwzględnieniem aneksu nr 2 z dnia 25.02.2014 r.:
Ze względu na uznaniowy charakter świadczeń socjalnych wnioskodawca jest zobowiązany do przedstawienia aktualnych dokumentów potwierdzających prawo do korzystania z Z.F.Ś.S., t.j. legitymacje szkolne, studenckie, emeryta, rencisty, PIT-y lub zaświadczenie z Urzędu Skarbowego, itp. (odmowa przedstawienia dokumentów potwierdzających dochód powoduje nie przyznanie świadczenia).
Powyższe żądanie nie narusza przepisów o ochronie danych osobowych, gdyż ich przetwarzanie dokonywane jest na podstawie upoważnienia ustawowego (ww. art. 8 ust. 1), w celu zdobycia informacji o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.